Identificar o que deve ser feito primeiro é fundamental para gerenciar bem as tarefas do dia a dia

Há momentos em que parece que a gente não vai dar conta. A agenda está repleta de compromissos, o celular sinaliza compromissos agendados e a caixa está repleta de mensagens que pedem mais demandas. Com tanto trabalho, é até normal se perder e não saber nem por onde começar. Por isso ter calma e organizar-se são os primeiros passos para manter a produtividade e conseguir administrar o tempo.

A palestrante Meiry Kamia, psicóloga e mestre em Administração de Empresas, destaca que muita gente sente dificuldade em gerenciar múltiplas tarefas ao longo do expediente porque temos uma forte tendência em confundir prioridade com urgência. Segundo a especialista, isso faz com que percamos tempo resolvendo questões que não são tão importantes para o resultado final do trabalho e deixemos em segundo plano o que realmente é prioritário. "Assim, temos a impressão de que estamos sempre 'apagando incêndios' e a sensação de que o tempo nunca é suficiente", resume.

Prioridade x Urgência

Identificar o que deve ser feito primeiro é importante para poder ter um dia mais produtivo. Uma tarefa urgente, por exemplo, é aquela que é de extrema importância para ser realizada e a prioritária é a que tem impacto no resultado do trabalho. Meiry faz uma comparação: "se tivermos caixas na frente de uma porta, atrapalhando a passagem das pessoas, retirá-las é urgente porque elas estão atrapalhando, mas não é prioritário porque não afeta diretamente o trabalho final", exemplifica. E há tarefas que têm ambas as características: são urgentes e prioritárias, como a entrega de um relatório ao cliente até o fim do expediente.

Para saber se as tarefas são realmente urgentes e prioritárias, Meiry indica levarmos em consideração três critérios:

1) Prazo de entrega: se o tempo de execução é curto, a tarefa se torna urgente.

2) Resultado: pondere o quanto a tarefa vai impactar o resultado final.

3) Equação de Pareto: esse princípio diz que 20% do que realizamos traz 80% de resultado e 80% das atividades trazem só 20% de resultado. "Aplique essa equação em suas atividades e veja quais são as que trazem o maior resultado para definir as tarefas prioritárias", ensina Meiry Kamia.